“NEXTassyst is snel en het werkt. Bovendien konden we het helemaal naar onze wens inrichten.”

Op 1 oktober 2017 hebben Bernard Kapma en Jan Hein Siemerink twee notarissen opgevolgd bij het kantoor Klein Binnenkade. Samen met Lieke Prinsze hebben zij het kantoor voortgezet onder de naam KB Notarissen. Kort na de opvolging besloten zij de automatisering van het kantoor geheel te converteren naar NEXTassyst van NEXTlegal. We spreken hierover met partner en notaris Jan Hein Siemerink.

“Ons kantoor heeft een brede praktijk met nadruk op een aantal specialiteiten. De praktijk van Bernard richt zich uitsluitend op het familierecht. Zijn praktijk bestaat voornamelijk uit estate planning en het afwikkeling van nalatenschappen. Dat is dus werk voor met name vermogende particulieren en DGA’s. Dit sluit goed aan bij mijn eigen specialiteit, het ondernemingsrecht, want veel van die particulieren en DGA’s hebben ook een BV of een andere juridische structuur. Lieke Prinsen weet alles van het vastgoedrecht. Denk aan splitsingen, erfpachtvraagstukken en ingewikkelde transacties waarbij meerdere partijen betrokken zijn.

Opvallend werkgebied van ons kantoor is de zeescheepspraktijk: de overdracht van nieuwe zeeschepen, het vervlaggen van zeeschepen en het opzetten van juridisch structuren voor deze zeeschepen. Dit alles behoort tot de kunde en kennis van
KB notarissen.

Ik werkte al vijf jaar met NEXTassyst, dus ik wist wat ik kreeg
Bij ons aantreden als partners werkte het kantoor nog met een verouderd systeem, waarbij het complete ICT-gebeuren hier in huis plaats vond. Met een eigen server en een trage internetverbinding. Bernard en ik kenden NEXTassyst al van onze vorige werkgevers. Sterker, ik werkte al vijf jaar met NEXTassyst, dus ik wist wat ik kreeg.

We hebben bij de selectie van de nieuwe software overigens wel gewoon opnieuw de afweging gemaakt. Het is immers nogal een beslissing. Onze oude leverancier was bezig met de ontwikkeling van een innovatief nieuw pakket, dus dat was eveneens een optie. We hebben daarom ook van dit nieuwe pakket een demonstratie aangevraagd, maar het leek nog niet helemaal af. Van NEXTassyst wisten we in ieder geval: het is snel en het werkt. Bovendien konden we het helemaal naar onze wens inrichten.

In één weekend naar een nieuw systeem
Eerlijk gezegd hadden we ons mentaal voorbereid op een zware conversie. Maar in de praktijk bleek dat extreem soepel te gaan. Het is in één weekend overgezet. Maandag deden we de computer aan en het werkte gewoon meteen. Eigenlijk ging er maar één dingetje mis, dat was met het overzetten van de KIK-akten. Als gevolg van een miscommunicatie hadden we die al voorbereid in het oude systeem, maar die konden niet geconverteerd worden. Dat moest opnieuw. Maar goed, NEXTlegal heeft hard meegeholpen om het snel rond te krijgen. En voor de rest ging alles dus verrassend vlot.

Nu is het wel zo dat we ons huiswerk goed hadden gedaan. Een student-stagiair heeft overal in het bedrijf de gevraagde informatie nauwkeurig verzameld en bij NEXTlegal aangeleverd. In de dagen voor de conversie hebben alle gebruikers een cursus gevolgd bij NEXTlegal in Reeuwijk, zodat iedereen ook echt meteen weer aan het werk kon. Bovendien hebben tijdens de eerste week enkele adviseurs van NEXTlegal bij ons rond gelopen om bij te springen waar dat nodig was.